Términos y Condiciones Generales de Uso
Plataforma Códice · Pharos Strategies S.A.S. · Última actualización: 21 de Octubre de 2026
Las campañas políticas, comités promotores, partidos y candidatos que contratan o utilizan la plataforma Códice actúan como los únicos Responsables del Tratamiento de los datos personales ingresados. Pharos Strategies actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento. Consulte la Cláusula 4 para conocer las obligaciones y deberes taxativos.
01Identificación de las Partes y Objeto
El presente contrato de Términos y Condiciones Generales regula el acceso, licenciamiento en modalidad Software as a Service (SaaS), navegación y uso de la plataforma tecnológica Códice, así como los servicios de consultoría e inteligencia política y electoral prestados por PHAROS STRATEGIES S.A.S. (en adelante, “Pharos Strategies” o “El Proveedor”), sociedad comercial válidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Pereira, Risaralda, República de Colombia.
Al acceder, registrarse, activar credenciales o hacer uso de la plataforma Códice, la persona natural o jurídica, campaña electoral, partido político, comité inscriptor o entidad contratante (en adelante, “El Cliente” o “La Campaña”) acepta de forma libre, expresa, voluntaria e incondicional estos Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con las disposiciones aquí contenidas, deberá abstenerse de utilizar el sistema.
02Licencia de Uso y Modalidad SaaS
Pharos Strategies otorga a La Campaña una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y de duración determinada, estrictamente circunscrita a la vigencia del contrato de prestación de servicios o plan suscrito, para acceder a la plataforma Códice con fines de organización territorial, inteligencia electoral, gestión de brigadas de campo, analítica cartográfica y comunicación masiva.
La Campaña es la única responsable por la custodia y confidencialidad de las credenciales de acceso asignadas a sus administradores, coordinadores, testigos electorales y operadores de campo. Toda acción efectuada mediante credenciales válidas se reputará legalmente ejecutada por La Campaña.
03Alcance Funcional de la Plataforma Códice
La plataforma Códice provee infraestructura y herramientas para:
- Administración del censo de simpatizantes, votantes y líderes comunitarios (CRM Político).
- Visualización cartográfica y capas temáticas de puestos de votación y comunas (GIS Operativo).
- Despacho de comunicados masivos y transaccionales vía correo electrónico (AWS SES) y SMS.
- Monitoreo y registro de testigos electorales para el Día de las Elecciones (Día D).
- Registro inmutable de auditoría pericial y consentimientos de Habeas Data.
04. Tratamiento de Datos Personales, Habeas Data y Delimitación Taxativa de Responsabilidades (Ley 1581 de 2012)
En estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Ley 2300 de 2023 y la doctrina emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y el Consejo Nacional Electoral (CNE), las partes acuerdan las siguientes calidades jurídicas y responsabilidades:
4.1. Calidad de Responsable del Tratamiento (La Campaña / El Cliente)
La Campaña, su candidato, comité promotor o directiva ostenta en todo momento y de manera exclusiva la condición jurídica de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO respecto de todos los datos personales de ciudadanos, simpatizantes, militantes, líderes y votantes que sean capturados, digitalizados, almacenados, importados o gestionados dentro de la plataforma Códice.
Corresponde única y exclusivamente a La Campaña determinar las finalidades y medios del tratamiento, definir las políticas de comunicación política y garantizar que el uso de los datos personales se adecúe a la ley colombiana.
4.2. Deber Inexcusable de Autorización Previa, Expresa e Informada
La Campaña garantiza y certifica que todos los datos personales incorporados a la plataforma cuentan con la autorización previa, expresa, informada e incondicional de sus respectivos titulares para ser contactados y tratados por la campaña.
Queda expresamente prohibido subir bases de datos adquiridas de forma irregular, compradas en el mercado informal, extraídas mediante scraping ilegítimo o que provengan de fuentes públicas sin habilitación expresa para fines proselitistas.
4.3. Calidad de Encargado del Tratamiento (Pharos Strategies / Códice)
Pharos Strategies actúa única y estrictamente en calidad de ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (artículo 3, literal d de la Ley 1581 de 2012). El rol de Pharos Strategies se limita exclusivamente a suministrar el software, el almacenamiento técnico seguro en servidores en la nube y el procesamiento computacional de las instrucciones emitidas por La Campaña.
Pharos Strategies no es dueña ni propietaria de las bases de datos de La Campaña, no tiene relación directa de consentimiento con los simpatizantes de la campaña, no decide sobre los destinatarios de los mensajes y no explotará, comercializará ni transferirá dicha información a terceros.
4.4. Responsabilidad Exclusiva sobre el Manejo, Información y Fines
La Campaña es la responsable directa y única de la información, el manejo, el contenido de los mensajes emitidos y el fin que se le dé a la misma. La Campaña responderá de manera directa ante los titulares de los datos, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el Consejo Nacional Electoral (CNE), la Registraduría Nacional del Estado Civil y cualquier autoridad judicial o de control.
4.5. Cláusula de Indemnidad e Inmunidad a favor de Pharos Strategies
La Campaña se obliga formalmente a mantener indemne, defender y eximir de toda responsabilidad a Pharos Strategies S.A.S., sus accionistas, representantes legales, directores, ingenieros y colaboradores, frente a cualquier queja, acción de tutela, investigación administrativa, requerimiento, sanción pecuniaria o demanda de cualquier naturaleza que se derive de:
- La recolección de datos sin el consentimiento de los titulares por parte de la campaña o sus brigadas.
- El envío de mensajes publicitarios, correos o SMS sin autorización o sin respetar la voluntad de desuscripción de los ciudadanos.
- Reclamaciones derivadas del contenido de las comunicaciones proselitistas emitidas por la campaña.
En caso de que Pharos Strategies resulte vinculada procesalmente o deba sufragar gastos de defensa legal por hechos atribuibles a la campaña, La Campaña deberá reembolsar la totalidad de dichos costos de manera inmediata.
4.6. Obligación de Enlaces Legales Propios en Marketing
Para habilitar la funcionalidad de envíos de correo masivo o transaccional, La Campaña deberá suministrar y mantener activos en la plataforma los enlaces válidos (HTTPS) a sus propios Términos y Condiciones y a su Política de Tratamiento de Datos Personales. Dichos enlaces se inyectarán de forma obligatoria en el pie de página de cada mensaje. Si la campaña no suministra estos enlaces, el sistema suspenderá de forma automatizada los envíos.
05Seguridad Técnica, Aislamiento y Auditoría Forense
Pharos Strategies implementa las mejores prácticas mundiales de seguridad informática para proteger los datos almacenados:
- Aislamiento Estricto de Campañas (Multi-tenant seguro): Las bases de datos de cada campaña están aisladas lógicamente, impidiendo técnicamente cualquier acceso o fuga entre distintas candidaturas.
- Cifrado Avanzado: Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS 1.3 y cifrado en reposo bajo estándar bancario AES-256.
- Trazabilidad y Sellado Forense: Cada operación de importación masiva, despacho de correos y actualización de registros queda grabada con fecha y hora inmutable, dirección IP del operador y hash criptográfico en la tabla de auditoría (ConsentRecord / EmailLog).
06Propiedad Intelectual
El software Códice, su código fuente, arquitectura, diseño de interfaz, algoritmos predictivos, módulos GIS, logotipos, marcas comerciales y documentación técnica son propiedad exclusiva de Pharos Strategies S.A.S. Queda prohibida la ingeniería inversa, descompilación, clonación o uso no autorizado de la plataforma.
Por su parte, las bases de datos de simpatizantes generadas o aportadas por La Campaña son de exclusiva propiedad de La Campaña. Al finalizar el contrato de servicios, La Campaña podrá solicitar la exportación o supresión definitiva de su base de datos.
07Suspensión Preventiva y Terminación por Infracción Legal
Pharos Strategies se reserva el derecho de suspender temporal o definitivamente la cuenta de La Campaña cuando se evidencie:
- Reclamaciones formales o requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio por recolección no consentida de datos.
- Cargas masivas de listas de contactos sin declaración formal de consentimiento.
- Tasas de rebote (bounce rate) o reportes de spam anormalmente elevados en las campañas de correo.
- Uso indebido de la plataforma que atente contra la integridad democrática o el régimen penal colombiano.
08Ley Aplicable y Resolución de Controversias
Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de conformidad con las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que surja entre las partes se procurará resolver de manera directa en una etapa de arreglo directo no superior a treinta (30) días calendario. De persistir la disputa, será sometida a los jueces competentes de la ciudad de Pereira, Risaralda, Colombia.
Canales de Contacto Legal y Oficial de Privacidad
Para inquietudes legales o ejercicio de derechos sobre la plataforma, comuníquese a: